Załącznik nr l do zarządzenia nr 30/2004
Z dnia 30 kwietnia 2004 r.

REGULAMIN PRACY KOMISJI PRZETARGOWEJ W URZĘDZIE GMINY W MĘCINCE

1. Komisja rozpoczyna działalność z dniem powołania.
2. Komisja prowadzi prace zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - prawo zamówień publicznych ( Dz.U.Nr 19 póz. 177), aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie i postanowieniami niniejszego regulaminu.
3. Prace komisji organizuje i kieruje nimi przewodniczący, który ma w tym zakresie prawo wydawania poleceń członkom komisji.
4. W razie krótkotrwałej nieobecności przewodniczącego zastępuje go sekretarz z tym, że stanowisko komisji w sprawie propozycji wyboru najkorzystniejszej oferty podejmowane jest przy udziale przewodniczącego komisji.
5. Członkowie komisji wykonują zalecone im prace na posiedzeniach kolegialnych lub indywidualnie.
6. Obecność członków na kolegialnych posiedzeniach jest obowiązkowa.
7. Dla ważności decyzji podjętej prze komisję konieczna jest obecność na posiedzeniu kolegialnym co najmniej połowy liczby jej członków.
8. Członek komisji nie zgadzając się z rozstrzygnięciami przyjętymi przez komisję składa niezwłocznie, lecz nie później niż na następnym jej posiedzeniu, pisemne uzasadnienie swojego stanowiska przewodniczącemu komisji.
9. Komisja sporządza protokół postępowania posługując się formularzami wraz z załącznikami, zgodnie z obowiązującym w trakcie prowadzenia postępowania rozporządzeniem w sprawie dokumentowania czynności związanych z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego Z każdego kolegialnego posiedzenia komisji musi zostać sporządzona notatka stanowiąca załącznik do protokołu. Notatkę podpisują wszyscy członkowie komisji obecni na posiedzeniu.
10. Członkowie komisji, którzy nie brali udziału w posiedzeniu, potwierdzają swoim podpisem przyjęcie do wiadomości treści postanowień podjętych przez komisję. Postanowienie pkt 8 stosuje się odpowiednio.        
11. Do zadań przewodniczącego należy w szczególności:
- odbieranie od członków komisji pisemnych oświadczeń dotyczących braku wystąpienia okoliczności, o których mowa w art. 17 ustawy - prawo zamówień publicznych, a w przypadku istnienia wskazanych okoliczności, poinformowanie o tym Wójta Gminy;
- wyznaczanie terminów posiedzeń komisji oraz ich prowadzenie,
- podział obowiązków oraz wyznaczanie zadań wykonywanych indywidualnie przez członków komisji,
- nadzorowanie prawidłowego prowadzenia dokumentacji postępowania o udzielenie danego zamówienia publicznego,
- informowanie wójta gminy o problemach związanych z pracą komisji w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
-  wnioskowanie o powołanie biegłego lub biegłych w celu zasięgnięcia opinii.

12. Sekretarz komisji odpowiada za:
- powiadamianie członków o terminach i miejscu posiedzenia komisji,
- skompletowanie i dostarczanie wszystkim członkom komisji dokumentów naposiedzenie komisji,
- prowadzenie protokołów postępowań oraz przechowywanie dokumentacji do czasu zakończenia danego postępowania,
- zebranie na protokołach postępowań podpisów wszystkich członków komisji,
- przygotowywanie dokumentów przeznaczonych do zatwierdzania i akceptacji przez wójta gminy.

13. Do zadań komisji należy w szczególności:

1) w zakresie przygotowania postępowania opracowywanie i przedkładanie wójtowi gminy do akceptacji:
- propozycji wyboru trybu udzielania zamówienia wraz z uzasadnieniem faktycznym i prawnym,
- projektów treści wniosków do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, jeśli w przedmiotowym postępowaniu uzyskanie decyzji Prezesa UZP jest wymagane przepisami ustawy,
- projektów specyfikacji istotnych warunków zamówienia i zaproszeń do składania ofert w trybach przewidzianych ustawą- prawo zamówień publicznych;
- propozycji zaproszeń do rokowań w trybach przewidzianych ustawą - prawo zamówień publicznych, ze wskazaniem podmiotu, z którym mają być prowadzone dane rokowania,

2) w zakresie przeprowadzenia postępowania:
- udzielanie wyjaśnień dotyczących treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
- prowadzenie negocjacji albo rokowań z dostawcami lub wykonawcami, w przypadku gdy ustawa przewiduje taką możliwość;
- dokonywanie otwarcia ofert,
- ocena spełniania warunków stawianych wykonawcom oraz - w przypadkach określonych ustawą - wnioskowanie o wykluczenie wykonawców z  danego postępowania;
- wnioskowanie o odrzucenie oferty w przypadkach przewidzianych ustawą,
- dokonywanie oceny ofert nie podlegających odrzuceniu,
- przygotowywanie propozycji wyboru oferty najkorzystniejszej bądź wniosku o unieważnienie postępowania,
- przyjmowanie i analiza wnoszonych protestów oraz przygotowywanie projektów treści rozpatrzenia protestu,

3) przygotowywanie ogłoszeń wymaganych dla danego trybu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz projektów innych dokumentów i przedkładanie ich do akceptacji przez Wójta gminy.

14. Wszystkie złożone oferty należy przechowywać w sposób gwarantujący ich nienaruszalność i zachowanie poufności treści. Za właściwą realizację tego obowiązku do czasu przekazania ofert przewodniczącemu komisji bądź osobie przez niego upoważnionej odpowiada osoba przyjmująca oferty.

15. Bezpośrednio przed terminem otwarcia ofert przewodniczący komisji odbiera oferty od osoby je przyjmującej:
1) po zakończeniu prac komisji w danym dniu przewodniczący komisji zabezpiecza oferty i prowadzoną dokumentację w sposób określony w pkt 14,
2) za właściwą realizację tego obowiązku odpowiedzialny jest przewodniczący komisji lub upoważniony przez niego członek komisji.

16. W trakcie sesji otwarcia ofert:
l) bezpośrednio przed otwarciem ofert przewodniczący podaje kwotę, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie danego zamówienia;

2) przewodniczący komisji sprawdza stan ofert potwierdzający ich nienaruszalność,

3) po otwarciu każdej z ofert przewodniczący komisji ogłasza i wnosi o odnotowanie w prowadzonym protokole postępowania:
 a. nazwę (firmę), adres (siedzibę) wykonawcy
 b. cenę ofertową,
 c. termin wykonania zamówienia,
 d. okres gwarancji,
 e. warunki płatności.

4) Członkowie komisji po otwarciu wszystkich ofert składają przewodniczącemu komisji pisemne oświadczenia o braku przesłanek do wyłączenia ich z danego postępowania. Przewodniczący komisji składa oświadczenie przed Wójtem gminy.

5) Komisja w trakcie procedury oceny ofert:
 1 Sprawdza w szczególności, czy każda z ofert:
 a) została podpisana przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu wykonawcy;
 b) spełnia zasady określone w ustawie - prawo zamówień publicznych;
 c) zawiera wymagane  specyfikacją istotnych warunków zamówienia i zaproszeniem do udziału w postępowaniu dokumenty i oświadczenia i jest z nimi zgodna;
 d) w przypadku wystąpienia w ofercie oczywistych omyłek, komisja dokonuje ich poprawy na zasadach określonych ustawą- prawo zamówień publicznych;
 2 w przypadku zaistnienia przesłanek do wykluczenia wykonawcy, komisja sporządza odpowiedni dokument i kieruje do Wójta gminy stosowny wniosek oraz projekt treści pisma powiadamiającego wykonawcę o wykluczeniu,
 3 oferty wykonawców podlegających wykluczeniu nie są dalej rozpatrywane,
 4 komisja dokonuje sprawdzenia pozostałych ofert w zakresie proponowanych warunków wykonania zamówienia,
 5 w przypadku zaistnienia przesłanek do odrzucenia oferty komisja sporządzi odpowiedni dokument i skieruje do wójta gminy stosowny wniosek oraz projekt treści pisma powiadamiającego wykonawcę o odrzuceniu jego oferty.
 6 Komisja wskazuje najkorzystniejszą ofertę wybraną na podstawie zapisów specyfikacji istotnych warunków zamówienia i przedkłada do zatwierdzenia wyniki swojej pracy.
 7 Jeśli cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, jaką zamawiający przewidział na sfinansowanie zamówienia, komisja kieruje do kierownika komórki wnioskującej informację, że środki przewidziane w planie budżetowym są niewystarczające do dokonania wyboru najkorzystniejszej oferty :

 1.Do czasu uzyskania odpowiedzi kierownika komórki wnioskującej komisja wstrzymuje się z przedstawieniem propozycji dotyczącej sposobu rozstrzygnięcia postępowania.
 2.W przypadku uzyskania informacji o braku możliwości przeznaczenia na sfinansowanie zamówienia kwoty wyższej niż przewidziana dotąd w planie budżetowym, komisja proponuje unieważnienie postępowania w całości lub w części.

8) W przypadku wniesienia protestu komisja każdorazowo zawiesza postępowanie do czasu jego ostatecznego rozpatrzenia.

9) W przypadku pisemnego wystąpienia wykonawcy o udostępnienie mu do wglądu treści pozostałych ofert, komisja wyznacza zainteresowanemu wykonawcy miejsce i termin, w którym będzie mógł zapoznać się z treścią ofert:
 l) w trakcie udostępniania do wglądu ofert wymagana jest obecność conajmniej dwóch członków komisji,
 2) za kompletność i nienaruszalny stan złożonych ofert odpowiedzialni są członkowie komisji uczestniczący w czynności udostępniania ofert do wglądu,
 3) fakt udostępnienia ofert do wglądu musi zostać zarejestrowany w formie notatki, stanowiącej załącznik do protokołu postępowania, obejmującej:
 a) datę i miejsce,
 b) imię i nazwisko osoby zapoznającej się z treścią ofert,
 c) wykaz (numery) udostępnionych ofert,
 d) imiona i nazwiska członków komisji uczestniczących w powyższej czynności,
 e) inne uwagi.

10) Protokół sporządzony na drukach wymaganych przepisami ustawy - prawo zamówieńpublicznych wraz ze wszystkimi załącznikami komisja przedkłada do zatwierdzenia przez Wójta gminy.

11) W przypadku stwierdzenia nieważności czynności podjętych z naruszeniem prawa, na polecenie Wójta gminy, unieważniona czynność zostaje powtórzona.

12) Komisja każdorazowo kończy swą działalność w dniu podpisania umowy, a w przypadku unieważnienia postępowania - po upływie terminów dotyczących środków ochrony prawnej przysługujących wykonawcom.

17. W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem stosuje się właściwe przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - prawo zamówień publicznych.